Ambiente de control, primer componente del control interno COSO
En la actualidad, existen algunos marcos de control (COSO, COSO-ERM, COBIT, CoCo, King, MECI). El más utilizado a nivel internacional por organizaciones tantos del sector público como privadas es el marco COSO diseñado por la Comisión de Organizaciones Patrocinadoras Treadway (Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) a raíz de los diversos escándalos internacionales relacionados con el fraude de estados financieros.
El marco de Control COSO se diseña, implementa y mantiene para cubrir los Riesgos de Negocios identificados. Este marco considera que todas las organizaciones tienen tres tipos de objetivos:
- Confiabilidad de la información financiera de la entidad
- Eficacia y eficiencia de sus operaciones.
- Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
La manera en la cual se diseña, implementa y mantiene el Control Interno varía con el tamaño y complejidad de una Entidad.
Así mismo, este marco divide el Control Interno en los cinco componentes siguientes:
- Ambiente del Control
- Proceso de Evaluación del Riesgo por parte de la Entidad
- Sistema de Información, incluyendo los procesos de negocios relacionados, relevante para la Información Financiera, y la Comunicación
- Actividades de Control
- Monitoreo de los Controles
En esta publicación analizaremos en detalle el Ambiente de Control, el cual, es en esencia el principal componente en el que se sustentan los otros cuatro componentes e indispensable a su vez para la consecución de los tres objetivos antes mencionados. El Ambiente de Control incluye las funciones de Gobierno y Administración, así como las actitudes, conocimiento, y acciones de los Encargados del Gobierno y la Administración respecto al Control Interno de la Entidad y su importancia en la Entidad. Establece el buen ejemplo a seguir de una organización, que influye la conciencia de Control de su gente.
Los elementos del Ambiente de Control que pueden ser relevantes incluyen lo siguiente:
- Comunicación y cumplimiento de la integridad y los valores éticos.
- Compromiso con la capacidad.
- Participación de los Encargados del Gobierno.
- Filosofía y estilo de operación de la Administración.
- Estructura de organización.
- Asignación de autoridad y responsabilidad.
- Políticas y prácticas de recursos humanos.
Comunicación y cumplimiento de la integridad y los valores éticos - La integridad y el comportamiento ético son el producto de las normas éticas y de comportamiento de la Entidad, cómo se comunican y cómo se cumplen en la práctica. Incluye acciones de la Administración para eliminar o mitigar incentivos o tentaciones que podrían impulsar al personal a comprometerse en actos deshonestos, ilegales o poco éticos. Generalmente, en este elemento, es importante la promulgación declaraciones de políticas y códigos de conducta. El cumplimiento debe ser de estricto cumplimiento para todos los niveles de la entidad.
Compromiso con la capacidad - Incluye asuntos como la consideración de la Administración de los niveles de capacidad para los trabajos en particular y cómo esos niveles se traducen en habilidades y conocimiento requeridos. La capacidad es el conocimiento y habilidades necesarias para lograr las tareas que definen el trabajo de una persona.
Participación de los Encargados del Gobierno – Trata sobre los atributos que debe tener este órgano como:
- Su independencia de la Administración.
- Su experiencia e importancia.
- El grado de su participación y la información que reciben, así como el escrutinio de las actividades.
Lo apropiado de sus acciones, incluyendo el grado al cual se plantean y buscan preguntas difíciles con la Administración, y su interacción con los Auditores Internos y externos.
La conciencia de control de una Entidad se ve influida de manera significativa por los Encargados del Gobierno. La importancia de las responsabilidades de los Encargados del Gobierno se reconoce en los códigos de la práctica y otras leyes y regulaciones o guía producidas para el beneficio de los Encargados del Gobierno. Otras responsabilidades de los Encargados del Gobierno incluyen la supervisión del diseño y operación eficaz de los procedimientos de denuncia interna y el proceso para revisar la efectividad del Control Interno de la Entidad.
Filosofía y estilo de operación de la Administración – Trata las características de la Administración como:
- Su enfoque para tomar y administrar los Riesgos de Negocios.
- Actitudes y acciones hacia la información financiera.
- Actitudes hacia el procesamiento de la información y las funciones contables y el personal.
La filosofía y estilo de operación de la Administración abarcan un amplio rango de características.
Estructura de organización - El marco dentro de la cual las actividades de una Entidad para lograr sus objetivos se planean, ejecutan, controlan y revisan.
Establecer una estructura de organización relevante incluye la consideración de áreas clave de autoridad y responsabilidad y líneas de información apropiadas. Lo apropiado de la estructura de organización de una Entidad depende, en parte, de su tamaño y la naturaleza de sus actividades.
Asignación de autoridad y responsabilidad - La asignación de autoridad y responsabilidad puede incluir las políticas relacionadas con las prácticas de negocios apropiadas, el conocimiento y experiencia del personal clave y recursos proporcionados para llevar a cabo las funciones. Además, puede incluir las políticas y comunicaciones dirigidas a asegurar que todo el personal entienda los objetivos de la Entidad, conozca cómo se interrelacionan y contribuyen sus acciones individuales con esos objetivos, y reconozca cómo y por qué acciones se les hará responsables. Líneas poco claras de autoridad y responsabilidad disminuyen la responsabilidad y pueden llevar a fallas en los controles y posible fraude y equivocación.
Políticas y prácticas de recursos humanos - Las políticas y prácticas que se relacionan con acciones, por ejemplo, de reclutamiento, orientación, capacitación, evaluación, asesoría, promoción, compensación y corrección.
Las políticas y prácticas de recursos humanos con frecuencia demuestran asuntos importantes en relación con la conciencia de control de una Entidad.
Un adecuado ambiente de control conduce generalmente a un sistema contable confiable y controles internos efectivos, proveen disciplina y estructura a la manera en la cual las actividades del negocio se conducen y los objetivos se establecen.
Fuente: Norma Internacional de Auditoría 315 Identificación y Valoración de los Riesgos de Incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno.